1. Wieso erscheinen meine Klassen nicht in der Urban Sports Club App, obwohl ich sie richtig in FitogramPro erstellt habe?

Wenn du bereits Klassen in FitogramPro angelegt hast, aber diese nicht in deinem Urban Sports Club Profil erscheinen, kann es dafür mehrere Gründe geben. Bitte überprüfe zunächst die folgenden Einstellungen in FitogramPro:

  • Sind alle meine Standorte richtig mit dem Urban Sports Club verbunden?

Wenn es sich um eine Klasse handelt, die an einem neuen Ort stattfindet, kann es sein, dass der Ort noch nicht mit Urban Sports Club verbunden wurde. In diesem Fall siehst du ein Ausrufezeichen neben dem Ort in Fitogram. Überprüfe den Status deiner Integration und deiner Orte dazu unter ‘Einstellungen’ > ‘Ressourcen Management’ > ‘Orte’. Wenn ein noch nicht verbundener Ort bereits in deinem Partner Tool beim Urban Sports Club existiert, kannst du den zugehörigen Fitogram Ort dort einfach auswählen und verbinden. Deine Klassen sollten sich dann verbinden.

Falls es sich um einen neuen Ort handelt, der noch nicht beim Urban Sports Club existiert, setze dich bitte mit dem Partner Management Team in Verbindung. Hierzu kannst du dieses Formular verwenden.

  • Hat die Termingruppe die “Urban Sports Club” Buchungsregel hinterlegt?

Gehe hierfür auf ‘Integrationen’ > ‘Einstellungen verwalten’ neben der aktiven Urban Sports Club Integration. Im folgenden Fenster siehst du deine Klassen. Kontrolliere, ob alle Klassen ausgewählt sind um zum Urban Sports Club gesendet zu werden. Sollten ein paar Boxen nicht ausgewählt werden, hole dies nach und klicke auf ‘Die Veranstaltungsliste aktualisieren’.

Alternativ kannst du die Buchungsregel auch direkt in der Termingruppe hinzufügen. Wähle hierzu die entsprechende Termingruppe aus und klicke auf Details ansehen/bearbeiten > Buchungsregeln anzeigen > “Urban Sports Club” Gruppe hinzufügen und “übernehmen”.

  • Ist die Termingruppe einer Kategorie zugeordnet?

Um sicherzustellen, dass die Termingruppe bei Urban Sports Club angezeigt werden kann, muss eine entsprechende Kategorie ausgewählt werden. Gehe hierzu in der entsprechenden Termingruppe auf Details ansehen/bearbeiten und überprüfe welche Kategorie ausgewählt wurde. Wenn du z.B. Zumba anbietest, kannst du entweder die Kategorie “Tanzen”, “Fitness” oder “Zumba” selbst auswählen. Dies entscheidet, unter welchen Aktivitäten die Mitglieder deinen Kurs in der Urban Sports Club App sehen werden.

Klicke nach Auswählen der Kategorie auf “übernehmen”, um deine Einstellungen zu speichern.

Wenn du keine Fehler finden kannst, kontaktiere bitte unser Customer Care Team und wir schauen, warum deine Klassen nicht verbunden sind.

2. Wie kann ich den Ort für eine Veranstaltungsreihe ändern?

Da die Veranstaltungsreihe mit dem Ort beim Urban Sports Club verbunden ist, musst du bei einem Ortswechsel eine neue Klasse anlegen. Es ist nicht möglich, den Ort in der bestehenden Klasse zu ändern. Die neue Klasse legst du am schnellsten wie folgt an:

  1. Schaue nach, wann die letzte Buchung für die Veranstaltung exisitiert. Lasse die aktuelle Veranstaltungsserie zu diesem Datum auslaufen (Eventgruppen Optionen > Details ansehen/bearbeiten > Terminplan > Enddatum einstellen).

  2. Kopiere diese Veranstaltung. Klicke dazu auf den Dropdown-Pfeil neben Details ansehen/bearbeiten

  3. Es öffnet sich ein neues Fenster mit der "neuen" Veranstaltung. Dort den richtigen Titel einstellen

  4. Ort ändern

  5. Terminplan einstellen: Start ab dem Datum, an dem das Event das erste Mal nach dem Enddatum der auslaufenden Veranstaltungsserie stattfinden soll

  6. Übernehmen

So hast du einen fließenden Übergang, ohne, dass Buchungen storniert werden.

3. Woher weiß ich, ob meine Klasse in meinem Urban Sports Club Profil angezeigt wird?

Sobald die Verbindung aktiviert wurde, kannst du bei allen Terminen das Urban Sports Club Symbol mit einem grünen Häkchen sehen.

Sollte dies nicht der Fall sein, ist deine Klasse womöglich noch nicht verbunden.

4. Kann ich einen einzelnen Termin einer Termingruppe ändern?

Wenn du einen einzelnen Termin änderst, werden folgende Änderungen bei Urban Sports Club erfasst:

  • Start-/Enddatum

  • Start-/Endzeit

  • Absage des Termins

Alle anderen Informationen, wie Name, Ort und Kategorie, werden von der Termingruppe übernommen und können somit nicht für einzelne Termine geändert werden.

5. Wie funktioniert der Check-In für Urban Sports Club Mitglieder?

Für Urban Sports Club Mitglieder gibt es keine Änderungen, wie sie sich bei dir einchecken. Sie müssen weiterhin den QR Code scannen wenn sie bei dir im Studio ankommen.

Jedoch hast du verschiedene Zusatzoptionen:

  • Das Mitglied hat einen Platz über die Urban Sports Club App gebucht

Wenn das Urban Sports Club Mitglied einen Platz über die Urban Sports Club App bucht, wird dir das in FitogramPro angezeigt. Sobald das Mitglied den QR Code scannt, wird es automatisch als “anwesend” in deinem FitogramPro Account markiert. Sollte der QR Code Scan einmal nicht funktionieren, kannst du das Mitglied alternativ auch in FitogramPro als “anwesend” markieren indem du auf 'Check-in' neben dem Kundennamen klickst. Der Check-in wird dadurch auch im Urban Sports Club Partner Tool sichtbar (immer erst am Folgetag).

  • Das Mitglied hat keinen Platz über die Urban Sports Club App gebucht

Wenn das Mitglied keinen Platz für deine Klasse gebucht hat, aber es noch freie Plätze in deiner Klasse gibt, kann das Mitglied einfach den QR Code scannen. Bei einem erfolgreichen QR Code Check-in wird dir das Mitglied sofort in FitogramPro angezeigt und vom System als “anwesend” markiert. Das funktioniert allerdings nur, wenn der Kurs noch freie Plätze hat und das Mitglied noch nicht sein Besucherlimit bei dir erreicht hat.

  • Das Mitglied hat keinen Platz über die Urban Sports Club App gebucht und kann sich nicht über den QR Code einchecken

In diesem Fall musst du das Mitglied manuell über das Urban Sports Club Partner Tool anmelden. Als Alternative kann sich das Mitglied auch immer für ein “Freies Training” einchecken, dies wird dir dann jedoch nicht in FitogramPro angezeigt, sondern nur im Urban Sports Club Partner Tool. Sollten diese beiden Möglichkeiten nicht funktionieren, dann schicke bitte eine Email mit der Klasse für die der Check-In nicht funktioniert hat, dem Mitgliedsname, sowie der Mitgliedsnummer an [email protected]. Urban Sports Club wird den Besuch dann nachtragen und dich für den Besuch bezahlen.

6. Was passiert, wenn sich ein Mitglied über die Urban Sports Club App angemeldet hat, aber nicht zur Klasse erscheint?

Mitglieder, die bis 24 Uhr nicht als anwesend oder abwesend markiert sind, werden automatisch als "no show" im Urban Sports Club Partner Tool auftauchen.

7. Was passiert, wenn ein Mitglied die Klasse in der App storniert?

Die Stornierungsfrist für Urban Sports Club Mitglieder übernimmt das Urban Sports Club System von deinen FitogramPro Einstellungen. Hierbei berücksichtigt das System, bis wann eine Stornierung möglich ist.

Wenn ein Urban Sports Club Mitglied vor der Frist storniert, wandert es unter deiner Veranstaltung in FitogramPro von “Buchungen” zu “Stornierungen”. Wenn ein Urban Sports Club Mitglied nach Ablauf der Stornierungsfrist absagt, dann bleibt der Teilnehmer unter “Buchungen” und wird vom System automatisch als abwesend markiert.

8. Welche Daten werden zwischen Urban Sports Club und Fitogram ausgetauscht?

Die Integration überträgt folgende Informationen:

  • Veranstaltungsname

  • Kategorie

  • Ort

  • Beschreibung der Veranstaltung

  • Terminplan

  • Freie Plätze

  • Buchungszeitraum

9. Wie lange dauert es, bis ich die Integration nutzen kann?

Dies hängt davon ab, ob du bei der Aktivierung der Integration in FitogramPro bereits ein registrierter Partner bei Urban Sports Club bist oder nicht.

  • Ich bin bereits ein Partnerstudio bei Urban Sports Club

In diesem Fall kannst du die Integration selbst freischalten und sofort nutzen. Hier findest du eine genaue Anleitung, wie du dies ausführst. Solltest du hierzu Fragen haben, steht dir das Partner Account Management Team vom Urban Sports Club zur Verfügung. Fülle dazu bitte dieses Formular aus, um Kontakt zum Urban Sports Club aufzunehmen.

  • Ich bin noch kein Partnerstudio bei Urban Sports Club

In diesem Fall können wir nicht garantieren, wie lange eine Aufnahme bei Urban Sports Club dauern wird. Dies hängt von vielen Faktoren, wie z.B. deiner angebotenen Sportarten, deines Standortes, oder deiner Studiogröße ab.

Ein Anfrage zur Aufnahme kannst du hier beim Urban Sports Club stellen.

10. Wie kann ich Online-Kurse erstellen und Urban Sports Club Mitglieder als anwesend markieren?

Alle Informationen zur Erstellung und Durchführung von Online-Kursen für Urban Sports Club Partner findest du hier.

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