1. Comment créer des cours en ligne et comment marquer la présence de mes clients ?

Toutes les informations relatives à l'inscription aux cours en ligne en direct sur Urban Sports Club sont disponibles ici.

2. Comment puis-je changer le lieu d'une série d'événements ?

Comme la série d'événements est liée au lieu avec Urban Sports Club, il est nécessaire de créer un "nouvel" événement. Vous trouverez ici comment le faire le plus rapidement possible :

  1. Vous pouvez voir à quelle date existent les dernières réservations pour cet événement
  2. Ensuite, vous laissez la série d'événements se terminer à cette date (Voir/Modifier les détails > Calendrier des événements > Fixer la date de fin)
  3. Ensuite, vous copiez cet événement. Cliquez sur la flèche déroulante à côté de Voir/Modifier les détails
  4. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec le "nouvel" événement. Définissez le bon titre
  5. Changer le lieu
  6. Organisez le calendrier des événements : Commencer à la date à laquelle l'événement doit avoir lieu pour la première fois après la date de fin de la série d'événements qui expire
  7. Confirmer

La transition se fait maintenant sans que les réservations ne soient annulées.

3. Quelles sont les données échangées entre Urban Sports Club et Fitogram ?

L'intégration transfère les informations suivantes :

  • Nom de l'événement
  • Catégorie
  • Lieu
  • Description de l'événement
  • Programme
  • Espaces libres
  • Période de réservation

4. Comment puis-je savoir si mon cours est affiché sur mon profil Urban Sports Club ?

  • Une fois la connexion activée, vous verrez l'icône Urban Sports Club pour tous les événements.
  • Une fois que votre cours est en ligne sur votre profil Urban Sports Club, vous verrez alors une marque verte.

5. Puis-je modifier un seul rendez-vous dans un groupe ?

Si vous modifiez un rendez-vous individuel, les changements suivants seront enregistrés sur Urban Sports Club :

  • Date de début/fin
  • Heure de début/fin
  • Annulation du rendez-vous

Tous les autres détails tels que le nom, le lieu et la catégorie sont pris en charge par le groupe d'événements et restent donc les mêmes.

6. Comment les membres Urban Sports Club peuvent-ils réserver mes cours ?

Dès que le lien entre votre profil FitogramPro et Urban Sports Club est établi, les membres Urban Sports Club peuvent uniquement s'inscrire à votre cours directement par l'intermédiaire de l'application. Toutes les informations de réservation seront alors automatiquement affichées dans votre compte FitogramPro. Les réservations effectuées par un autre moyen, par exemple par l'intermédiaire de votre site web, ne peuvent pas être synchronisées avec le système d'Urban Sports Club.

7. Comment fonctionne le check-in pour les membres Urban Sports Club ?

Pour les membres Urban Sports Club, il n'y a pas de différence dans la manière dont le check-in est fait, car ils doivent toujours scanner le code QR lorsqu'ils arrivent dans votre studio.

Toutefois, il existe plusieurs options supplémentaires :

Le membre a réservé une place via l'application Urban Sports Club

Lorsque le membre Urban Sports Club réserve une place via l'application Urban Sports Club, celle-ci sera immédiatement affichée dans FitogramPro. Dès que le membre scanne le code QR, il est automatiquement marqué comme "présent" dans votre compte FitogramPro. Si le scan du code QR ne fonctionne pas, vous pouvez également marquer le membre comme "présent" dans FitogramPro et le check-in sera également visible dans l'outil Urban Sports Club.

Le membre n'a pas réservé de place via l'application Urban Sports Club

Si le membre n'a pas réservé de place pour votre cours, mais qu'il reste des places libres, il peut simplement scanner le code QR. Si l'enregistrement du code QR est réussi, le membre sera immédiatement affiché dans FitogramPro et marqué comme "présent" par le système. Cela ne fonctionne que si le cours a encore des places libres et que le membre n'a pas encore atteint sa limite de visites avec vous.

Le membre n'a pas réservé de place via l'application Urban Sports Club et ne peut pas s'enregistrer en utilisant le code QR

Dans ce cas, vous devez enregistrer le membre manuellement en utilisant l'outil Urban Sports Club. Alternativement, le membre peut toujours s'enregistrer pour un "entraînement gratuit" mais celui-ci ne sera affiché que dans l'outil Urban Sports Club et non dans FitogramPro. Si ces deux options ne fonctionnent pas, veuillez envoyer un mail à [email protected] en indiquant le cours pour lequel le check-in a échoué, le nom du membre et son numéro de membre. Urban Sports Club se chargera alors de la vérification de la réservation et vous paiera.

8. Que se passe-t-il si un membre s'est inscrit via l'application Urban Sports Club mais ne se présente pas à son cours ?

Les membres qui ne sont pas marqués comme présents ou absents avant minuit apparaîtront automatiquement comme non présents dans l'outil Urban Sports Club.

9. Que se passe-t-il si un membre annule le cours dans l'application ?

Pour les membres d'Urban Sports Club, le système prend la période d'annulation des paramètres de FitogramPro. Le système prend en compte le délai jusqu'auquel une annulation est possible.

Si un membre d'Urban Sports Club annule avant la date limite, il passera de "Réservations" à "Annulations" dans votre événement dans FitogramPro. Si un membre d'Urban Sports Club annule après l'expiration du délai d'annulation, il restera dans la rubrique "Réservations" et sera automatiquement marqué comme absent par le système.

10. Mes cours ne sont pas affichés dans l'application Urban Sports Club - pourquoi ?

Si vous avez déjà créé des cours dans FitogramPro mais qu'ils n'apparaissent pas dans votre profil Urban Sports Club, plusieurs raisons peuvent expliquer ce problème.

Veuillez d'abord vérifier les paramètres suivants dans FitogramPro :

Le groupe d'événements a-t-il été enregistré conformément aux règles de réservation de "Urban Sports Club" ?

  • Allez dans Paramètres > Règles de réservation > Groupe de réservation et sous "Urban Sports Club", vous trouverez tous les groupes d'événements qui sont activés pour Urban Sports Club. Si le groupe d'événements n'apparaît pas ici, vous devez l'ajouter à ce groupe.
  • Vous pouvez également ajouter la règle de réservation directement au groupe d'événements. Sélectionnez le groupe approprié et cliquez sur " Voir/Modifier les détails " > " Afficher les règles de réservation " > " Ajouter les groupes " Urban Sports Club " et cliquez sur " Valider ".

Le groupe d'événements est-il affecté à une catégorie ?

Afin de garantir que le groupe d'événements puisse être affiché dans Urban Sports Club, une catégorie appropriée doit être sélectionnée. Pour ce faire, allez dans la rubrique " Voir/Modifier les détails " dans le groupe d'événements approprié et vérifiez quelle catégorie a été sélectionnée. Par exemple, si vous proposez de la Zumba, vous pouvez choisir vous-même la catégorie "Danse", "Fitness" ou "Zumba". Cela détermine les activités sous lesquelles vos membres verront votre cours dans l'application Urban Sports Club.

Cliquez sur "Valider" pour enregistrer vos paramètres après avoir sélectionné une catégorie.

Le cours aura-t-il lieu dans un nouveau lieu qui n'a pas encore été vérifié par Urban Sports Club ?

Si un cours se déroule dans un nouveau lieu, il se peut que ce lieu n'ait pas encore été vérifié par Urban Sports Club. Dans ce cas, il suffit d'envoyer un mail avec comme objet "Nouveau lieu Fitogram" à [email protected] avec les informations suivantes :

  • Le nom de votre studio
  • Nom du groupe d'événements
  • Le nouveau lieu du groupe d'événements

Urban Sports Club vérifiera le nouveau lieu dès que possible afin qu'il puisse être affiché sur votre profil Urban Sports Club. En cas d'urgence, vous pouvez également contacter par téléphone l'équipe de gestion des comptes partenaires d'Urban Sports Club.

11. Combien de temps faut-il pour que je puisse voir l'intégration ?

Cela dépend si vous êtes déjà un partenaire enregistré d'Urban Sports Club au moment de l'activation de l'intégration sur FitogramPro ou non.

Je suis déjà un studio partenaire d'Urban Sports Club

Dans ce cas, nous pouvons garantir que l'intégration sera activée dans les 5 jours ouvrables. Une fois que vous avez activé le lien et vérifié tous les paramètres pertinents, toutes les informations doivent être vérifiées à nouveau par Urban Sports Club. Ce processus peut prendre jusqu'à 5 jours ouvrables. Si vous avez des questions d'ici là, l'équipe de gestion des comptes partenaires d'Urban Sports Club peut être contactée par mail ([email protected]).

Je ne suis pas encore un studio partenaire d'Urban Sports Club

Dans ce cas, nous ne pouvons pas garantir la durée d'une adhésion à l'Urban Sports Club. Cela dépend de nombreux facteurs, tels que les sports que vous proposez, votre emplacement, ou même la taille de votre studio.

Si vous avez des questions, veuillez envoyer un mail à [email protected].

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